Dyrygent zwołuje zebranie członków orkiestry, na które zaproszono przedstawicieli wszystkich zakładów pracy. Na zebraniu tym został wybrany Zarząd Orkiestry, gdyż dotychczas go nie było.
W skład Zarządu weszli:
- Kubiak Józef – prezes (Zastępca Prezesa Gminnej Spółdzielni)
- Dziedziak Józef – sekretarz (Sekretarz L.O.)
- Olszewski Franciszek – skarbnik (Dyrektor Browaru)
- Sędzik Stanisław – kierownik orkiestry (dyrygent)
- Wrześniak Czesław – członek (kierownik PRK 15)
Ponadto została wybrana Rada Opiekuńcza, w skład której weszli wszyscy przedstawiciele zakładów pracy z terenu Grybowa.
Na wniosek Prezesa Gminnej Spółdzielni Towarowej „Gracja” wystąpiono do niektórych zakładów pracy o dotację na zakup umundurowania dla orkiestry.
I tak na ten cel:
- Gminna Spółdzielnia przydzieliła 24 000 zł
- MRN w Grybowie – 16 000 zł
- PRK 15 Grybów – 8 000 zł
- GRN Grybów – 3 400 zł
Za sumę tę zakupiono materiał i uszyto 24 ubrania.
Październik 1966 roku był momentem istotnej formalizacji działalności Orkiestry Dętej. Po raz pierwszy powołano oficjalny Zarząd, co świadczy o rosnącym znaczeniu zespołu oraz potrzebie uporządkowania jego struktury organizacyjnej.
Na uwagę zasługuje silne powiązanie orkiestry z lokalnymi instytucjami i zakładami pracy. W skład Zarządu weszli przedstawiciele różnych środowisk – spółdzielczości, szkolnictwa, przemysłu i administracji. Pokazuje to, że orkiestra była wspólnym przedsięwzięciem całej społeczności Grybowa i okolic.
Szczególnie wymowny jest fakt zebrania znaczących środków finansowych na zakup umundurowania. Łączna kwota pozwoliła na uszycie 24 kompletów strojów, co nie tylko podniosło estetykę występów, ale również wzmocniło poczucie przynależności i profesjonalizmu zespołu.
W realiach lat 60. wsparcie instytucjonalne było kluczowe dla funkcjonowania amatorskich zespołów artystycznych – ten zapis kronikarski pokazuje, jak silne było zakorzenienie orkiestry w lokalnej strukturze społeczno-gospodarczej.
